Raport z GA4 dla klienta: wysyłka, załącznik i ciche awarie

Klient dostaje maila z raportem co miesiąc od pół roku. W lipcu mail nie przychodzi. Nikt tego nie zgłasza, bo nadawcą jest Google Analytics, a nie agencja. Po dwóch tygodniach okazuje się, że harmonogram ma stan Nieprawidłowy twórca, bo osoba, która go ustawiła, wyszła z zespołu.

Zaplanowany e-mail jest najbardziej kruchym elementem łańcucha raportowania: działa, dopóki nikt nie dotknie uprawnień, wymiarów niestandardowych ani listy odbiorców. Poniżej mechanika tej wysyłki, lista stanów do przeglądu i to, co warto dopisać do raportu.

Trzy drogi do jednego raportu

Każdy z trzech kanałów ma inne uprawnienia i inne ograniczenia. Link udostępnia się przez Udostępnij raport, potem Udostępnij link i Skopiuj link. Do samego udostępnienia i eksportu wystarczy rola Przeglądający na poziomie usługi. Sam link nie zastępuje jednak uprawnień: osoba bez dostępu do usługi zobaczy ekran logowania i prośbę o dostęp, a nie tabelę z danymi.

Eksport to Pobierz plik, a dalej Pobierz PDF, Pobierz plik CSV albo Wyeksportuj do Arkuszy Google. Plik CSV i arkusz są ograniczone do 100 tysięcy wierszy, co przy raporcie z długim wymiarem i szerokim zakresem dat przestaje być teorią.

Trzecia droga to wysyłka z poziomu GA4: Udostępnij raport, a potem Wyślij e-mail albo Zaplanuj wysłanie e-maila. Obie opcje są dostępne wyłącznie dla administratorów. Jeśli w menu ich nie ma, to nie jest błąd interfejsu, tylko brak roli. Wysłać nie da się raportu Czas rzeczywisty ani raportów z sekcji Reklamy.

Osobna pułapka dotyczy raportów niestandardowych. Dopóki trwa dostosowywanie raportu, opcje udostępniania i pobierania są nieaktywne. Otwarcie raportu z biblioteki też uruchamia tryb dostosowywania, więc najpierw zapisujesz raport, potem go wysyłasz.

Co dokładnie wychodzi w zaplanowanym e-mailu

Zaplanowany raport przychodzi jako załącznik w formacie PDF albo CSV, w języku wybranym przy planowaniu. Lista odbiorców mieści do 50 adresów e-mail. Można do niej dodać grupy Google Marketing Platform, nie można dodać grup użytkowników Analytics. Osoba usunięta z usługi znika też ze wszystkich list odbiorców.

Dwie rzeczy w tym formularzu działają inaczej, niż podpowiada intuicja. Pierwsza: nazwa raportu musi być niepowtarzalna w obrębie usługi, bo trafia do tematu maila w formacie Zaplanowany e-mail z GA4: nazwa raportu. Druga: jeśli użytkownik ma kilka adresów powiązanych z usługą, a wśród nich adres w domenie gmail.com, raport pójdzie na adres Gmaila niezależnie od tego, który adres wpiszesz na liście. Przy kliencie na własnej domenie to nie problem, ale przy osobie z kontem służbowym i prywatnym Gmailem raport może wyjechać na adres, na który nie powinien.

Najważniejsze zdanie w całej dokumentacji brzmi niewinnie: zakres dat, filtry i porównania zostają zamrożone w momencie planowania. Filtr ustawiony w marcu będzie obowiązywał w listopadzie, bo nikt go nie odświeży. To najczęstsza przyczyna sytuacji, w której klient dostaje comiesięczny raport bez jednego kanału i nie wie, dlaczego.

Harmonogram pozwala wybrać datę pierwszego wysłania od następnego dnia do roku naprzód, częstotliwość codzienną, tygodniową, miesięczną albo kwartalną oraz okres aktywności od 1 do 12 miesięcy, domyślnie 12. Po tym okresie raport przechodzi w stan Wygasł i przestaje przychodzić, nawet jeśli klient nadal płaci za opiekę analityczną.

Dlaczego raport z pierwszego dnia miesiąca kłamie

Google ostrzega wprost, że przetworzenie zdarzeń może zająć do 72 godzin. Raport zaplanowany na pierwszy dzień miesiąca może więc nie zawierać danych z trzech ostatnich dni poprzedniego miesiąca. Zalecenie w dokumentacji jest jedno: planować wysyłkę na czwarty dzień miesiąca.

Do tego dochodzi zwykła częstotliwość aktualizacji danych. Przetwarzanie może trwać od 24 do 48 godzin i w tym czasie liczby w raportach się zmieniają. W usłudze standardowej dane z bieżącego dnia pojawiają się po 2 do 6 godzinach, dane dzienne po 12, 18 albo ponad 24 godzinach, zależnie od wolumenu. Czas rzeczywisty to podgląd na kilka wymiarów, nie podstawa do rozliczeń.

Praktyczny wniosek: raport miesięczny za październik wysyłasz 4 listopada i mówisz klientowi, że dane są po pełnym przetworzeniu.

Osiem stanów, które warto przejrzeć co miesiąc

Lista zaplanowanych raportów jest pod Administracja, Usługa, Zaplanowane e-maile. Część stanów wymaga reakcji, część jest normalna.

• Aktywny: harmonogram działa i ma przed sobą kolejne wysyłki.
• Zaplanowany: data startu jest w przyszłości. Nic nie robisz.
• Oczekujący: wysyłka się nie udała, Analytics ponowi próbę. Sprawdź, czy problem nie jest stały.
• Wygasł: skończył się wybrany zakres dat. Ustawiasz nową datę.
• Brak odbiorcy: na liście nie ma ani jednego prawidłowego adresu. Dodajesz odbiorcę.
• Usunięto raport: raport, na którym wisi harmonogram, został usunięty. Tworzysz nowy i planujesz wysyłkę od nowa.
• Nieprawidłowy raport: wysyłka nie działa, bo raport korzysta z usuniętego wymiaru niestandardowego, usuniętej metryki niestandardowej albo usuniętego grupowania kanałów.
• Nieprawidłowy twórca: osobę, która ustawiła harmonogram, usunięto z usługi albo straciła do niej dostęp.

Dwie ciche awarie, które trafiają się najczęściej

Pierwsza to usunięty wymiar niestandardowy. Ktoś porządkuje usługę, usuwa wymiar, którego nikt nie używał, i przy okazji unieważnia raport niestandardowy, który go zawierał. Harmonogram nie wysyła ostrzeżenia do odbiorców, tylko zmienia stan. Naprawa polega na wycofaniu z raportu usuniętego elementu i ponownym zaplanowaniu wysyłki.

Druga to odejście osoby. Harmonogram należy do konta, nie do agencji. Gdy opiekun klienta traci dostęp albo znika z usługi, jego raporty przechodzą w stan Nieprawidłowy twórca i przestają wychodzić. Przy rotacji w zespole to kwestia czasu, nie pecha. Rozwiązanie jest organizacyjne: harmonogramy zakłada się na konto funkcyjne albo na konto właściciela usługi, nigdy na konto osoby, która akurat prowadzi klienta.

Trzecia rzecz to rezygnacja z subskrypcji. Odbiorca klika Anuluj subskrypcję w mailu i dostaje potwierdzenie z linkiem do przywrócenia. Google opisuje jednak znany problem: taka osoba nie znika z listy odbiorców w Administracji, a żeby znów dostawała raporty, musisz zaplanować wysyłkę ponownie z jej adresem.

Co dopisać do raportu, żeby klient nie policzył inaczej

Raport bez komentarza jest zaproszeniem do własnej interpretacji. Pięć zdań w treści maila zamyka większość sporów, zanim się pojawią.

• Zakres dat i informacja, czy ostatnie dni są już domknięte po przetworzeniu.
• Jakie filtry i porównania siedzą w raporcie, skoro są zamrożone od dnia planowania.
• Że wartości progowe danych działają automatycznie i nie da się ich wyłączyć. Wskaźnik jakości danych pokazuje komunikat o progach agregacji, najczęściej przy danych demograficznych i wierszu z wyszukiwanym hasłem.
• Że eksport CSV i arkusza kończy się na 100 tysiącach wierszy, więc raport z bardzo długim wymiarem nie jest pełnym zbiorem.
• Że liczby z GA4 i z panelu platformy nie muszą się zgadzać, bo mierzą co innego: jedno zachowanie na stronie, drugie zamówienia w systemie.

Do tego decyzja o dostępie. Klientowi wystarczy rola Przeglądający: przeglądanie, udostępnianie i eksport raportów. Edytujący jest potrzebny tylko wtedy, gdy ktoś po stronie klienta naprawdę zmienia konfigurację. Art. 32 RODO wymaga środków adekwatnych do ryzyka, a ograniczenie uprawnień jest najtańszym z nich.

Co zrobić w tym tygodniu

• Otwórz Administracja, Usługa, Zaplanowane e-maile i przejrzyj stany wszystkich harmonogramów.
• Przenieś wysyłkę raportów miesięcznych z pierwszego na czwarty dzień miesiąca.
• Wyczyść filtry i porównania, których nikt już nie pamięta, i zaplanuj raport ponownie.
• Sprawdź, na jakie adresy faktycznie idą maile, w tym przypadek konta z Gmailem.
• Przepisz harmonogramy z kont osób na konto funkcyjne.
• Wyślij raport testowy opcją Wyślij e-mail, zanim obiecasz klientowi comiesięczną wysyłkę.